Jak komunikować się z organami administracji.

W odróżnieniu od prawa cywilnego, które kieruje się zasadami autonomii woli oraz równorzędnością stron, w prawie administracyjnym działania organów administracyjnych w stosunku do obywateli mają charakter władczy, pomimo pozostawania tych organów stroną postępowania. Wynika to z faktu, iż działania te mają stawiać w pierwszym rzędzie interes publiczny, państwowy, nad interesem obywatela, podatnika. Stąd rodzi się zasadnicza różnica w sposobie komunikacji stron postępowania. O ile w stosunkach cywilnoprawnych może być wiążąca dla stron nawet wola wyrażona słownie, o tyle gdy stroną postępowania jest organ administracji, ustalenia słowne nie mają żadnej mocy wiążącej. Krótko mówiąc, jeśli jakiekolwiek ustalenia nie zostały zapisane i poświadczone podpisami, nie mają żadnego znaczenia i żadnej mocy sprawczej.

Stąd istotna staje się wiedza dotycząca sposobu i rodzaju pism jakie podmiot postępowania może wymienić z organem, oraz terminów nadania i odbioru korespondencji. W tym temacie mieści się również odpowiedź na pytanie, co się dzieje gdy korespondencja nie zostanie podjęta przez adresata, czy została skutecznie doręczona, czy też nie. Są to kluczowe zagadnienia dla każdego postępowania, często przesądzające o wyniku postępowania. Administracja publiczna, w tym urzędy skarbowe, zus, komornicy, sądy, itp. wysyłają korespondencję w formie przesyłki poleconej (przesyłka rejestrowana), najczęściej za potwierdzeniem odbioru. Zastosowanie mają tu głównie przepisy: Prawo Pocztowe(Art.26), Kodeks Cywilny (KC Art.61) oraz Kodeks Postępowania Administracyjnego (KPA Art.39-Art.49). Instytucjami zobowiązanymi do świadczenia powszechnych usług pocztowych, które zapewniają obrót korespondencji rejestrowanej (poleconej) jest operator publiczny Poczta Polska a dla przesyłek sądowych dotychczas InPost. Tu zasadnicza uwaga! Otrzymanie przesyłki sądowej za pośrednictwem InPost nie oznacza, że odpowiedź do Sądu należy wysłać za pomocą tego operatora. Od 2016 roku operatorem nadawczym dla Sądów zostaje Poczta Polska S.A.. Jedynie oddanie przesyłki rejestrowanej operatorowi wyznaczonemu jakim jest Poczta Polska S.A. gwarantuje wniesienie go do stosownego organu z dniem nadania o czym decyduje data stempla pocztowego.

Pisma organów administracyjnych są doręczane osobom fizycznym w ich miejscu zamieszkania, bądź pod adresem wskazanym organowi, bądź tam gdzie go zastanie. Pismo może być doręczone również dorosłemu domownikowi za potwierdzeniem odbioru, lub sąsiadowi, czy dozorcy za pokwitowaniem odbioru, jednak w tym przypadku istnieje obowiązek pozostawienia informacji o tym fakcie w skrzynce pocztowej lub drzwiach adresata. W przypadku osobowości prawnych korespondencję doręcza się do siedziby wskazanej w rejestrze, do rąk osób upoważnionych do odbioru korespondencji. W tym miejscu należy wskazać wygodną instytucję pełnomocnika postępowania. Organ prowadzący postępowanie zobowiązany jest wysłać korespondencję również do pełnomocnika, co zapobiega nieodebraniu korespondencji przez stronę postępowania.

Nie doręczona korespondencja przechowywana jest przez operatora pocztowego przez okres 14 dni, licząc od daty pozostawienia pierwszego zawiadomienia. Drugie zawiadomienie dostarczone jest do skrzynki odbiorczej po siedmiu dniach. Skutkiem nie podjęcia przesyłki pocztowej w terminie 14 dni jest uznanie przez organ, że pismo zostało doręczone adresatowi ze skutkiem prawnym, czyli przyjmuje się, że strona przyjęła do wiadomości treść pisma. Fakt ten odnotowany jest w aktach sprawy, a potwierdzeniem jest zaklejona  koperta ze zwrotnym potwierdzeniem nieodebrania pisma.

W praktyce warto wiedzieć, jak obliczyć, do kiedy można odebrać pismo złożone w placówce operatora pocztowego po wcześniejszej awizacji. Przykładowo w skrzynce odbiorczej znaleźliśmy awizo pisma urzędowego. Datą wystawienia awiza jest 4 maja. Jest to data od której liczymy 2 razy po 7 dni, czyli 14 dni. Czternastym dniem jest 17 maja, i jest to ostatni dzień, w którym przesyłka jest możliwa do odebrania w placówce. Jeśli 17 maja wypadnie w niedzielę, przesyłkę możemy odebrać w poniedziałek.

Adekwatną odpowiedzią na pismo urzędowe, poza wezwaniem do osobistego  stawiennictwa, jest odpowiedź w formie pisemnej, nadanej w placówce Poczty Polskiej S.A. w formie przesyłki rejestrowanej. Jeśli chcemy wiedzieć kiedy organ otrzymał przesyłkę, korzystamy z nadania za potwierdzeniem odbioru. W każdym piśmie urzędowym, na końcu w pouczeniu wyznaczony jest termin w jakim możemy wnieść odwołanie, czy zażalenie.

Przyjmijmy, że wyznaczono  termin 14 dniowy na zajęcie stanowiska w sprawie. Podobnie, jak wyżej, obliczymy, kiedy najpóźniej należy nadać przesyłkę rejestrowaną w placówce pocztowej. Jeżeli pismo urzędowe odebraliśmy 4 maja, czternastym dniem jest 17 maja, i tego dnia należy przesyłkę nadać. Jeżeli 17 maja okaże się niedzielą, to jeżeli jest to odpowiedź do Sądu, przesyłkę należy wysłać najpóźniej do 17, czyli jeśli Urząd Pocztowy w naszej miejscowości nie pracuje w niedzielę, musimy przesyłkę nadać w sobotę, czyli 16 maja. Natomiast jeśli jest to przesyłka do US, ZUS, czy innego organu to ostatnim dniem nadania będzie dzień roboczy, czyli w naszym przypadku poniedziałek 18 maja.

Należy bezwzględnie przestrzegać zasad odbioru korespondencji i adekwatnej pisemnej odpowiedzi. Nie odbierając korespondencji rejestrowanej (poleconej), doprowadzamy do prawnego sankcjonowania decyzji, czy stanowiska organu w prowadzonym postępowaniu. Oznacza to, że w pełni podzielamy pogląd organu, a dodatkowo pozbawiamy się wiedzy na temat toczących się wobec nas postępowań. Nie odpowiadając pisemnie na pisma urzędowe, potwierdzamy prezentowane w nich stanowisko i odbieramy sobie możliwość zaprezentowania własnego poglądu i możliwości obrony w toczącym się postępowaniu. Telefoniczna rozmowa z urzędnikiem ma jedynie walory informacyjne, a składane w tej formie deklaracje nie mają mocy wiążącej.

Powiązane artykuły

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *